L’EXAMEN de CONFORMITE FISCALE permet à un professionnel de valider des points de l’organisation comptable et fiscale d’une entreprise.
Il s’agit de l’émission d’une déclaration précisant que l’entreprise auditée respecte dix points de contrôle précis. Cet Examen est annuel.
Quels sont les avantages de l’ECF ?
Disposer d’un examen de conformité fiscal positif indique à l’administration qu’un expert-comptable a audité les points spécifiquement prévus dans les textes. Cette situation est de nature à conforter les services fiscaux quant à la comptabilité (au sens large du terme) de l’entreprise et concrètement, cela éloigne les contrôles fiscaux.
Notons toutefois que l’administration ne veut en aucun cas se priver du droit de contrôler les entreprises. Mais, au vu des points d’audit validés par un Examen de Conformité Fiscale, en cas de contrôle, les sources éventuelles de redressement s’avèrent assez faibles.
En effet, si un expert-comptable est prêt à signer un ECF pour une entreprise, il aura avec certitude, contrôlé et valider la tenue comptable, les justificatifs, les procédures, etc.
L’autre avantage de l’Examen de Conformité Fiscal réside dans l’absence de pénalités et d’intérêts de retard si d’aventure la société est contrôlée et qu’elle fait l’objet d’un redressement sur un des dix points concernés.
De plus, dans cette situation, l’entreprise se fait rembourser des honoraires relatifs à ce point d’audit, facturés par le professionnel !!
Pourquoi recourir à l’ECF ?
Si un contrôle fiscal est mis en place à l’initiative de l’administration d’une part et qu’elle procède à un redressement fiscal, l’entreprise est dispensée du paiement de pénalités et d’intérêt de retard.
En plus de la limitation des contrôles fiscaux, l’intérêt financier n’est pas négligeable.
Ce dispositif permet également de corriger des points dans l’organisation de l’entreprise, qui ne respecteraient pas scrupuleusement les règles édictées par l’administration. Ainsi, la société ayant demandé la réalisation de cet audit peut appréhender comment réduire son risque fiscal.
Les points d’analyse de l’Examen de conformité fiscale
L’Examen de conformité fiscale porte sur 10 points que la loi a énuméré avec précision et qui peuvent se regrouper en trois catégories :
Logiciel de production comptable
L’EXAMEN de CONFORMITE FISCALE porte sur les questions suivantes :
- Qualité comptable du Fichier des Ecritures Comptables,
- Conformité de ce fichier avec les règles édictées par l’administration,
- Pour les entreprises ayant recours à un système de caisse, détention d’un certificat de conformité avec les règles fiscales
Documents justifiant les écritures comptables
- Respect du délai et du mode de conservation des justificatifs entrant dans la comptabilité. Le décret précise que l’expert-comptable doit vérifier sur place, quand il s’agit d’une détention de pièces sous format papier…
Respect des règles fiscales
- Calcul des amortissements et traitement fiscal :
vérification des durées d’amortissement et contrôle de la distinction charges / immobilisations - Calcul et justification des provisions et traitement fiscal :
justification du calcul des provisions et de la possibilité de les déduire fiscalement - Évaluation des charges à payer comptabilisées à la clôture des comptes :
validation du calcul et de la déduction fiscale de la charge future - Justification des charges exceptionnelles :
appréciation du caractère exceptionnel des dépenses classées en exceptionnel (par opposition au résultat d’exploitation) et identification d’éventuelles autres charges exceptionnelles qui devraient être classées dans cette catégorie - Validation du choix du régime fiscal :
simplifié ou normal, à la fois pour l’impôt sur les sociétés et la TVA. Selon le chiffre d’affaires déclaré, il faut émettre des déclarations de TVA mensuelles ou semestrielles. De même, en matière d’impôt sur les sociétés, selon le chiffre d’affaires de l’entreprise, la déclaration fiscale annuelle est plus ou moins détaillée. - Respect des règles de récupération de la TVA :
s’assurer que l’entreprise peut bien récupérer la TVA sur ses dépenses et appréciation éventuelle de secteurs ne permettant pas la récupération de la TVA.
QUESTIONS FREQUENTES
Quelle est la procédure pour mettre en place un Examen de Conformité Fiscale ?
Dans la déclaration fiscale de l’entreprise, il doit être fait mention de la production par un expert-comptable ou un commissaire aux comptes de l’examen de conformité fiscale au titre de cette déclaration.
Le professionnel mandaté doit établir et faire parvenir son rapport, à l’administration dans les 6 mois de la date maximum d’établissement de la liasse fiscale.
Par exemple, pour une société qui clôture ses comptes le 31 décembre, l’expert-comptable doit produire la déclaration pour le 31 octobre de l’année suivante.
Quel est l’objectif de l’administration en proposant l’Examen de Conformité Fiscale ?
Sur les points audités, l’administration aura un niveau de certitude élevé (si l’EXAMEN de CONFORMITE FISCAL est validé sur ces dix occurrences) sur les points suivants :
- Les archives sont bien conservées,…, donc que les justificatifs des dépenses sont bien présents.
- Les provisions et charges à payer, les amortissements, …, qui baissent le résultat à la clôture des comptes (et donc l’IS…) sont justifiées,
- La TVA récupérable (et le cas échéant remboursable par l’administration à une entreprise), est correctement calculée et conforme aux règles fiscales de déduction,
- Le fichier des Ecritures Comptables (FEC), qui sert de base aux contrôles fiscaux, existe d’une part et est conforme aux directives de l’administration
L’administration fiscale peut se reposer sur cette certification, dans la mesure où le spectre de points validés est très large et probablement plus qu’une première lecture de ces points peut laisser supposer.
En effet, il n’est pas expressément noté dans les points de contrôles que les dépenses doivent être exhaustivement conforme à l’objet social de l’entreprise par exemple.
Mais, l’expert-comptable, dans le cadre de sa responsabilité civile professionnelle, qui travaille sur un EXAMEN DE CONFORMITE FISCALE, va nécessairement regarder les justificatifs de dépenses, quand il se penche sur le mode de conservation des documents ou les règles en matière de récupération de TVA sur les dépenses précisément.
Ainsi, tous ces points sont de nature à rassurer l’administration sur le risque d’erreurs quant au calcul de la TVA et de l’impôt sur les sociétés, ce qui constitue un point de sécurité important pour l’Etat.
Que se passe-t-il si tous les points audités ne sont pas conformes ?
Le document qui est produit par l’expert-comptable expose sa conclusion sur chacun des dix points d’audit.
Par exemple, si la conservation des documents ne répond pas exactement aux dispositions demandées, mais que tous les autres points de contrôles sont satisfaisants, il est possible de rendre l’Examen de Conformité Fiscale, avec ce point restant à améliorer.
Toutefois, cela identifie vis à vis de l’administration, de manière claire un lieu où l’entreprise doit amender ses procédures car elle ne respecte pas totalement les règles. Idéalement, elle corrige ce ou ces éléments pour être en mesure l’année suivante de produire un ECF complet.
C’est pourquoi mettre en place un Examen de Conformité Fiscale doit être pensé en amont. La décision formelle peut n’intervenir que le jour du dépôt de la liasse fiscale, donc au moment de la finalisation de ces comptes.
Une fois que la case a été cochée lors du dépôt de la déclaration fiscale annuelle, le professionnel mandaté est obligé de produire une déclaration officielle faisant office de conclusion, même si celle-ci est négative.
Ainsi, il est fortement conseillé de se poser la question, voire d’apprécier dans les grandes lignes avec son expert-comptable quelles seraient les conclusions d’un examen de conformité fiscale en l’état actuel des procédures et organisations en place.
Si la société constate que la conclusion de l’audit ne serait pas favorable, soit :
- Elle décide de ne pas se soumettre à cet examen sur cette année et se reposera la question l’année suivante,
- Elle met en place des procédures correctrices, lui permettant, au moment du dépôt de la déclaration fiscale annuelle de se soumettre, en toute sécurité à et audit.
Pour une clôture au 31 décembre, il est recommandé de se poser la question avant la clôture des comptes, et donc au maximum dans les premières semaines de l’année suivante.
Au-delà de la question des contrôles fiscaux, à quoi sert un Examen de Conformité Fiscale ?
L’utilité d’un Examen de Conformité Fiscale, pour une entreprise est multiple et ne limite pas à la validation fiscale dans l’appréciation de sa relation avec l’administration.
Nous l’avons vu plus haut, une société qui choisit de soumettre son entreprise à l’examen d’un professionnel sur les dix points listés dans le décret de 2021, sera nettement moins sujette à faire l’objet de contrôles fiscaux de la part de l’administration.
Au-delà, de cette question, il peut être intéressant mettre en place cette procédure pour améliorer l’organisation de l’entreprise :
Réduction des zones de risques fiscales
Si l’expert-comptable qui réalise la mission, conclu positivement à cet examen, il disposera d’une vision large et très nette des éventuelles zones de risques fiscales, bien au-delà des dix points à valider.
Dans le cadre de son devoir de conseil, l’expert-comptable aura averti son client et proposé des solutions, y compris sur des sujets n’entrant pas dans le cadre de cet examen normé par un décret.
Ainsi, au-delà des conclusions strictes demandées par l’administration, cette mission contribue à réduire considérablement les zones de risques fiscales d’une entreprise, et donc de redressement.
Organisation de l’entreprise
L’examen de conformité fiscale passe par une revue de procédures internes et le rôle d’un expert-comptable réside aussi (et surtout ?) dans sa capacité à transformer une obligation en une zone de conseil et d’amélioration.
A titre d’exemple, aujourd’hui, beaucoup d’entreprises ont mis en place des solutions de sauvegarde de leurs données comptables ne respectant pas toujours une procédure unique, certaine et sécure. Beaucoup de PME ou TPE conservent des informations, telle que des factures à la fois en papier, en pdf sur le cloud ou sur les sites des prestataires eux-mêmes, voire en pièces jointes à des mails reçus.
Se soumettre à un Examen de Conformité Fiscale mis en œuvre par un expert-comptable permet d’améliorer ces procédures et ainsi augmenter son propre degré de sécurité non seulement fiscale, mais informatique et organisationnelle.
Qui peut réaliser un Examen de Conformité Fiscale ?
Il est nécessaire que ce soit un professionnel sur lequel l’entreprise va s’appuyer pour travailler les points de contrôle. Il doit disposer des logiciels nécessaires à valider la correcte production des éléments. Il s’agit notamment des Fichiers des Ecritures Comptables, sur lequel portent deux points d’analyse.
Concrètement, les Examens de Conformité Fiscale sont réalisés par les professionnels du chiffre : les experts-comptables et commissaires aux comptes.
Dois-je conclure un contrat avec le prestataire ?
Il s’agit d’une mission particulière qui engage les deux parties : l’entreprise et l’expert-comptable qui réalise l’examen.
Il est donc important qu’un contrat régisse les relations entre eux. De plus ce contrat a pour objectif de définir et de se mettre d’accord sur les honoraires de réalisation de l’audit.
Rappelons que le décret instituant l’Examen de Conformité Fiscale précise que les honoraires proposés par l’expert-comptable doivent être définis et détaillés pour chacun des dix points d’audit prévus.
Le décret fixe le cadre de cette lettre de mission, qui, outre les honoraires doit définir également :
- La période sur laquelle porte l’Examen de Conformité Fiscale : l’exercice financier concerné,
- Les 10 points sur lesquels vont porter le contrôle,
- Les obligations des deux parties : être de bonne foi et fournir en temps suffisant tous les documents à l’expert-comptable et celui-ci s’engage à réaliser la mission dans les délais demandés par l’administration
De plus, la déclaration fait partie des documents à fournir à la société qui a fait l’objet de l’examen, à la fois comme validation du travail fourni, mais aussi (et surtout ?) pour que l’entrepreneur puisse prendre connaissance des points éventuellement non validés à l’issue de la mission de revue fiscale.
Concrètement, comment cela fonctionne ? Que doit-on envoyer à l’administration ?
Lorsqu’une société a missionné un professionnel, celui-ci s’engage à faire parvenir une synthèse de ses contrôles au sein d’une déclaration spécifique.
Il dispose de six mois après le dépôt de la liasse fiscale annuelle pour finaliser ses contrôles et faire parvenir à l’administration ses conclusions.
Ce n’est pas à l’entreprise de déposer la déclaration de synthèse de l’Examen de Conformité Fiscale
Est-ce que l’expert-comptable qui fait déjà ma comptabilité, peut faire cette mission ?
Le cabinet comptable qui établit les comptes d’une société ou d’un entrepreneur individuel dispose en effet d’un certain nombre d’éléments. Dans le cadre de missions uniquement de révision et de production des comptes annuels et de la liasse fiscale y afférente, le cabinet d’expertise-comptable met en place plusieurs procédures destinées à lui donner une image claire et justifiée des opérations comptables de l’année.
Il est donc tout à fait légitime pour intervenir et proposer la mission d’Examen de Conformité Fiscale.
Sur certains points, il est position d’aller plus vite et de passer moins de temps qu’il serait nécessaire, connaissant déjà l’environnement, les procédures et les éventuels lieux d’amélioration au regard des dispositions de cet audit.
En revanche, sur plusieurs sujets, notamment la validation de l’existence de procédures de conservation des pièces et justificatifs fiscaux (et leur permanence dans le temps), l’expert-comptable, qu’il soit déjà en charge de l’établissement des comptes annuels ou non, devra mettre en œuvre des diligences spécifiques qui vont souvent au-delà des dispositions habituelles prévues dans les lettres de missions.
En effet, si l’expert-comptable doit attirer l’attention de son client, dans le cadre de son devoir de conseil, sur la nécessaire conservation des éléments entrant dans les éléments comptables et fiscaux de son entreprise, il n’est pas tenu de vérifier chaque année que son client respecte bien les dispositions attendues. Dans le cadre de l’Examen de Conformité Fiscale, il s’engage et engage son client sur ce sujet, en attestant que les dispositions fiscales de conservations sont respectées et que ce point a fait l’objet d’un audit.
Combien ça coute ?
Il s’agit d’une mission complémentaire, à laquelle est attachée une responsabilité professionnelle spécifique, qui engage donc l’expert-comptable qui mène cette mission.
Le décret précise que l’expert-comptable, dans sa lettre de mission, doit préciser pour chacun des dix points de contrôle, le montant des honoraires.
Il doit monter un dossier de manière à être en mesure de justifier des diligences qu’il met en œuvre.
S’il s’agit de l’expert-comptable de la société, les deux premiers points d’audit, afférents au fichier des écritures comptables (existence et conformité)… qui est produit sur ses propres logiciels, ne devrait pas générer beaucoup d’honoraires !
Quand il s’agit de vérifier la réalité des procédures de conservation de documents ou de valider la distinction charges / immobilisations, selon les volumes en jeu, cela peut être plus conséquent en terme de temps à y consacrer.
A titre indicatif, pour une TPE de type SASU, avec peu d’opérations comptables, une conservation digitale des documents et pièces comptables, peu d’immobilisations (le plus souvent du matériel informatique), le coût de l’Examen de Conformité Fiscale devrait se situer à quelques centaines d’euros… pour éloigner le spectre des contrôles fiscaux !